anmeldelser
0
omtale

Docutain-appen i testen - skann og administrer dokumenter

by 20. November 2020
Uansett om fakturaer, følgesedler, resepter eller andre dokumenter - med "Docutain" -dokumenter kan skannes og håndteres på kort tid, slik at de er lett tilgjengelige hvor som helst. Jeg tok en nærmere titt på dokumenthåndteringsappen fra INFOSOFT GmbH med base i Koblenz.

Test: dokutain

Docutain Best Scanner App 2019

Personvern og sikkerhet

Før jeg installerte appen, ønsket jeg å vite hvordan Docutain håndterer dataene og hvilke tilgangstillatelser applikasjonen krever.

Docutain er en app "Made in Germany" og kommer fra INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH lokalisert i Koblenz. Selskapet er gjennomsiktig om håndtering av data.

Alle data vil være utelukkende lokale lagret på sluttenheten og kan også nås av brukeren med en koding bli gitt. Krypteringen hindrer tredjeparter i å lese dokumentene i ren tekst. Hvis du laster de krypterte appdataene inn i skyen, trenger du ikke å bekymre deg for at tredjeparter med tilgang til skyen også har tilgang til dokumentene. Nøkkelen som brukes til kryptering er en nøkkel som ble tastet inn av brukeren under det første oppsettet passord generert. Dette passordet bør huskes godt, for slik at Docutain kan garantere brukeren maksimal sikkerhet, blir passordet aldri lagret med Docutain. Det er derfor ingen måte å gjenopprette passordet hvis det går tapt.

Feilrapporter og statistikk for appbruk lagres av Microsoft App Center. Samlingen av slike analysedata er vanlig, men den er anonymisert og inneholder ingen personlige data.

Die tilgangstillatelser Appen inkluderer kameraet, som brukes til å skanne dokumenter, minnet for lagring av skannede dokumenter og Internett-tilgang, hvis du vil overføre data til skyen.

Formål og funksjoner

Enkel og rask skanning

Docutain lover med hvilken som helst type dokument å klare seg. Eksempler på applikasjoner er:

  • Digitalisering av fakturaer og kvitteringer
  • Forvaltning av kontrakter av noe slag
  • Skanne og administrere oppskrifter fra aviser eller skjermbilder
  • Sammendrag av bruksanvisningen
  • Digitalisering av lekser og regneark

Så for en prøvekjøring tok jeg en mappe og skannet forskjellige typer dokumenter.

Den første skanningen var overraskende rask og enkel. Hold smarttelefonkameraet over dokumentet, vent på det grønne overlegget, så vil Docutain gjøre resten. i automatisk modus utløser appen med perfekt justering uten brukerinnblanding. i manuell modus brukeren - som navnet antyder - må betjene utløserknappen selv.

Ideelle lysforhold eller bakgrunn med høy kontrast er ikke en forutsetning. I de fleste tilfeller fungerte skanningen uten hindringer. Hvis avstanden til dokumentet er feil, råder appen brukeren til å flytte kameraet nærmere dokumentet. Sliping, skjæring og justering gjøres i automatisk etterbehandling. Selvfølgelig er det også mulig å utføre din egen behandling (skjæring, rotering, filtrering).

Omfattende administrasjon

Skannede dokumenter kan sendes med Metadata (Navn, dato, nøkkelord, adresse, beløp, avgiftsrelevans) og etter Dokumenttyper Kategoriser (fakturaer, resepter, sertifikater osv.).

I likhet med en klassisk mappe - bare digital - kan alle dokumenter som er lagret i Docutain, søkes etter ved hjelp av metadataene. Med hjelp av OCR (tekstgjenkjenning) det er til og med mulig å søke direkte i tekstinnholdet i dokumentene. I tillegg kan dokumenter deles som en søkbar PDF eller bilde (JPG) fra appen.

PDF og sky

I prinsippet lagrer Docutain alle dokumenter i et filformat som bare kan åpnes med Docutain. De Eksporter til PDF-format kan aktiveres via innstillingene, men er ikke tilgjengelig for brukere av Pro-versjonen.

En praktisk funksjon for å kunne bruke Docutain på tvers av enheter hvor som helst er Skytilkobling. Følgende skyleverandører støttes: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud og ownCloud.

iOS, Android og Windows

Docutain kan installeres på stort sett alle enheter. Apple iOS- og Android-brukere kan bruke appen fullstendig gratis i den respektive appbutikken nedlasting. Heldigvis bruker INFOSOFT ikke reklame. En oppgradering til Docutain Pro er mulig som et kjøp i appen og koster engangs € 4,99. Docutain Pro tilbyr blant annet en batch-skanning, en påminnelsesfunksjon og muligheten for å importere PDF-filer. Her er en oversikt over Pro-funksjonene:

Docutain Pro-funksjoner

I tillegg til appen er Docutain også tilgjengelig som en Windows-applikasjon. I motsetning til appversjonen er desktopversjonen en del av en 14-dagers prøveperiode brukbar gratis. Etter testfasen kan Docutain Desktop brukes til € 24,99 årlig / € 2,99 månedlig (Forretning: 199,00 € / 19,99 €). Ved kjøp av Windows-skrivebordslisensen aktiveres Docutain Pro automatisk på de mobile enhetene.

klimavern

De som bruker Docutain, bidrar også til klimavern. Som en partner av Tre-nasjon gjenplantingsprosjekt Docutain hjelper med gjenplanting av planeten vår. Skannede dokumenter betyr trær som gagner Tree-Nation-prosjektet.

Docutain - slik støtter vi klimabeskyttelse med din hjelp

På tidspunktet for denne artikkelen har Docutain allerede blitt brukt 14857 trær bidro til prosjektet! Du kan se hvor mange trær du har bidratt med via menypunktet “Klimabeskyttelse” i appen.

Du finner mer informasjon om Docutain klimavern på: docutain.de/Klimaschutz

testresultatet

rangering
9.0
10
Konklusjon

Avslutningsvis er Docutain en vellykket dokumenthåndteringsapp. Med Docutain kan fakturaer, kvitteringer, kontrakter, brev, visittkort og omtrent ethvert annet dokument skannes og administreres.

Dokumenter kan digitaliseres på kort tid. Skanneprosessen er selvforklarende, og i sjeldne tilfeller må den automatiske etterbehandlingen hjelpes. Dokumenthåndteringen er tydelig strukturert slik at du ikke trenger å søke lenge etter ønsket dokument. Å finne i stedet for å søke er nøkkelordet her.

Spesielt bemerkelsesverdig er den utelukkende lokale lagringen av dataene, som også kan forsynes med kryptering. Dette sikrer mer sikkerhet og eliminerer bekymringer for databeskyttelse.

9.0
Vår vurdering
10
bruker vurdering
1 vurdering
Du vurderte dette
gjest
0 kommentarer
Inline tilbakemeldinger
Se alle kommentarer