Test: dokutain
Personvern og sikkerhet
Før jeg installerte appen, ønsket jeg å vite hvordan dokument håndterer dataene og hvilke tilgangstillatelser applikasjonen krever.
Docutain er en app "Made in Germany" og kommer fra INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH med base i Koblenz. Selskapet er gjennomsiktig om håndtering av dataene.
All data lagres bare lokalt på sluttenheten og kan også krypteres av brukeren. Krypteringen hindrer tredjeparter i å lese dokumentene i ren tekst. Hvis du laster de krypterte appdataene inn i skyen, trenger du ikke bekymre deg for at tredjeparter med tilgang til skyen også har tilgang til dokumentene. Nøkkelen som brukes til kryptering genereres av et passord som ble tastet inn av brukeren under det første oppsettet. Dette passordet bør huskes godt, for slik at Docutain kan garantere brukeren maksimal sikkerhet, blir passordet aldri lagret med Docutain. Det er derfor ingen måte å gjenopprette passordet hvis det går tapt.
Feilrapporter og statistikk om appbruk lagres gjennom Microsoft App Center. Samlingen av slike analysedata er vanlig, men den er anonymisert og inneholder ingen personlige data.
Tilgangsrettighetene til appen inkluderer kameraet, som brukes til å skanne dokumenter, minnet for lagring av de skannede dokumentene og internettilgang, hvis du vil overføre data til skyen.
Formål og funksjoner
Enkel og rask skanning
Docutain lover å takle alle typer dokumenter. Søknadseksempler er:
- Digitalisering av fakturaer og kvitteringer
- Forvaltning av kontrakter av noe slag
- Skanne og administrere oppskrifter fra aviser eller skjermbilder
- Sammendrag av bruksanvisningen
- Digitalisering av lekser og regneark
Så for en prøvekjøring tok jeg en mappe og skannet forskjellige typer dokumenter.
Den første skanningen var overraskende rask og enkel. Hold smarttelefonkameraet over dokumentet, vent på det grønne overlegget og Docutain gjør resten. I automatisk modus utløser appen hvis justeringen er perfekt uten noen handling fra brukerens side. I manuell modus, som navnet antyder, må brukeren betjene utløserknappen selv.
Ideelle lysforhold eller bakgrunn med høy kontrast er ikke en forutsetning. I de fleste tilfeller fungerte skanningen uten hindringer. Hvis avstanden til dokumentet er feil, råder appen brukeren til å flytte kameraet nærmere dokumentet. Sliping, skjæring og justering skjer i den automatiske etterbehandlingen. Selvfølgelig er det også mulig å utføre din egen behandling (skjæring, rotering, filtrering).
Omfattende administrasjon
Skannede dokumenter kan få metadata (navn, dato, nøkkelord, adresse, beløp, avgiftsrelevans) og kategoriseres etter dokumenttype (fakturaer, resepter, sertifikater osv.).
I likhet med en klassisk mappe - kun digital - kan alle dokumenter som er lagret i Docutain søkes etter de oppgitte metadataene. Ved hjelp av OCR (tekstgjenkjenning) er det til og med mulig å søke direkte i tekstinnholdet i dokumentene. I tillegg kan dokumenter deles fra appen som en søkbar PDF eller som et bilde (JPG).
PDF og sky
I prinsippet lagrer Docutain alle dokumenter i et filformat som bare kan åpnes med Docutain. Eksport til PDF-format kan aktiveres via innstillingene, men er ikke tilgjengelig for brukere av Pro-versjonen.
En praktisk funksjon som gjør at Docutain kan brukes på tvers av enheter hvor som helst, er skyforbindelsen. Følgende skyleverandører støttes: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud og ownCloud.
iOS, Android og Windows
Docutain kan installeres på stort sett alle enheter. Apple iOS- og Android-brukere kan laste ned appen helt gratis fra den respektive appbutikken. Heldigvis bruker INFOSOFT ikke reklame. En oppgradering til Docutain Pro er mulig som kjøp i appen og koster € 4,99 én gang. Docutain Pro tilbyr blant annet en batch-skanning, en påminnelsesfunksjon og muligheten for å importere PDF-filer. Her er en oversikt over Pro-funksjonene:
I tillegg til appen er Docutain også tilgjengelig som en Windows-applikasjon. I motsetning til appversjonen kan desktopversjonen brukes gratis som en del av en 14-dagers testfase. Etter testfasen er det mulig å kjøpe Docutain Desktop for € 24,99 per år / € 2,99 per måned (virksomhet: € 199,00 / € 19,99). Ved kjøp av Windows desktop-lisens aktiveres Docutain Pro automatisk på de mobile enhetene.
klimavern
De som bruker Docutain bidrar også til klimavern. Som partner i Tree-Nation skogprosjekt hjelper Docutain med gjenplanting av planeten vår. Skannede dokumenter betyr trær som gagner Tree-Nation-prosjektet.
I skrivende stund hadde Docutain allerede bidratt med 14857 trær til prosjektet! Du kan se hvor mange trær du har bidratt med via menypunktet “Klimabeskyttelse” i appen.
Du finner mer informasjon om Docutain klimavern på: docutain.de/klimabeskyttelse
Marx
Jeg kan ikke være enig med de tidligere kommentarene. Jeg er veldig fornøyd med appen, spesielt med skannekvaliteten og utvalget av funksjoner. Jeg fikk svar på en støtteforespørsel etter 2 dager.
Selskapet ser nå også ut til å tilby en SDK for skanning: https://sdk.docutain.com
Hart
Jeg kan bare si meg enig i de tidligere kommentarene. Programvaren gjenkjenner ikke engang dupliserte PDF-filer for meg. Jeg kan heller ikke se at Windows-versjonen er fundamentalt videreutviklet (se funksjoner og design). Det er ingen indikasjon på dette før abonnementet utløper. Abonnementet kan tegnes online. Men jeg oppdaget ikke den nødvendige avslutningsknappen. Kunden skal betale.
Philip Dostal
Jeg er veldig misfornøyd med Docutain. Utvalget av funksjoner er beskjedent, programvaren er utsatt for feil. Den automatiske indekseringen av skanninger er utilstrekkelig. Synd for tiden jeg investerte.
Hans Jürgen
Ideen er god, resten suger. tjeneste, hva er det?
I morges en oppdatering på Android-mobilen, nå er programmet ikke lenger brukbart.
Som kunde blir du lurt.
Mottoet ser ut til å være "Det eneste som plager deg er kunden"
Ralf
...også min erfaring - et kort standardsvar, så - ved ytterligere vanskeligheter - dødstillhet.
Hoericke
Appen for smarttelefonen koster ikke 4,99 EUR én gang etter prøveperiodens slutt, men månedlig! Et årlig abonnement koster 49,99 EUR.
Harry kritisk
På Windows 10 / Windows 11 er programvaren en total katastrofe. Det er et spill- og håndverksprogramvare. Hvis jeg trenger minutter til å endre data eller til og med slette dataposter fordi programmet synkroniserer konstant og permanent, kan ikke programmet brukes profesjonelt. Hvis feil først oppdages etter måneder (!) og så får du beskjed om at du jobber rett ut for å fikse dem, kan jeg ikke komme på noe annet. At programmet i det hele tatt kan brukes – også med eksisterende data – etter at det kjøpte abonnementet (årsabonnementet) er utløpt er en annen kinn. Jeg kan bare advare alle profesjonelle brukere mot denne programvaren. Ser ut til å være ment mer for den hendige generasjonen enn for profesjonelle brukere av en DMS.
Edgar
Det jeg virkelig setter pris på med Docutain er enkelheten i skanneprosessen. Med en smarttelefon er alt du trenger å gjøre å ta et bilde av dokumentet, gi det en tittel og det er det. Tar 10 sekunder og dokumentet er digitalisert. For å utnytte den fulle fordelen bør du imidlertid også tilordne nøkkelord, en dokumentdato og skaperen av dokumentet. Alle disse metadataene kan tilordnes som et søkekriterium. Hvis du legger inn alle metadata konsekvent, kan du finne et dokument på sekunder. Dette har hjulpet meg så ofte i hverdagen, i situasjoner som jeg aldri ville ha tenkt på før. Å søke i Docutain er bare fantastisk.
Windows-applikasjonen fungerer for meg uten problemer, det er ingen krasj. Synkroniseringen med GMX Cloud går også helt problemfritt. Dette betyr at dokumentene dine alltid er tilgjengelige på alle enheter og alltid oppdatert.
Docutain har blitt en integrert del av hverdagen min. Jeg ser frem til hvert nytt dokument jeg kan skanne – seriøst!
Martin
Dessverre er ikke Windows-versjonen i stand til å koble til Google Disk fordi programvaren er klassifisert som usikker. Dessverre betyr dette at tverrsystemkonseptet går helt under vann. Så til syvende og sist er det mer en gimmick enn en ekte DMS.
Hans Jürgen Werner
Det jeg ikke liker er
Feltene i PC / Handy -versjonen er annerledes oppført.
Skannet på PC -en må ringes opp igjen på mobiltelefonen og redigeres slik at det blir en PDF -fil.
Prisytelse ellers topp
Hartmut P
appen fungerer bra på smarttelefonen, en skikkelig katastrofe under Windows 10, krasjer regelmessig. Tjenesten tar 3-5 dager, jeg er endelig lei av det.