Docutain-appen i testen - skann og administrer dokumenter

 Test: dokutain 

 Personvern og sikkerhet  

Før jeg installerte appen, ønsket jeg å vite hvordan dokument håndterer dataene og hvilke tilgangstillatelser applikasjonen krever.

Docutain er en app "Made in Germany" og kommer fra INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH med base i Koblenz. Selskapet er gjennomsiktig om håndtering av dataene.

All data lagres bare lokalt på sluttenheten og kan også krypteres av brukeren. Krypteringen hindrer tredjeparter i å lese dokumentene i ren tekst. Hvis du laster de krypterte appdataene inn i skyen, trenger du ikke bekymre deg for at tredjeparter med tilgang til skyen også har tilgang til dokumentene. Nøkkelen som brukes til kryptering genereres av et passord som ble tastet inn av brukeren under det første oppsettet. Dette passordet bør huskes godt, for slik at Docutain kan garantere brukeren maksimal sikkerhet, blir passordet aldri lagret med Docutain. Det er derfor ingen måte å gjenopprette passordet hvis det går tapt.

 Feilrapporter og statistikk om appbruk lagres gjennom Microsoft App Center. Samlingen av slike analysedata er vanlig, men den er anonymisert og inneholder ingen personlige data.

Tilgangsrettighetene til appen inkluderer kameraet, som brukes til å skanne dokumenter, minnet for lagring av de skannede dokumentene og internettilgang, hvis du vil overføre data til skyen.

 Formål og funksjoner 

 Enkel og rask skanning 

Docutain lover å takle alle typer dokumenter. Søknadseksempler er:

• Digitalisering av fakturaer og kvitteringer
• Forvaltning av kontrakter av noe slag
• Skanne og administrere oppskrifter fra aviser eller skjermbilder
• Sammendrag av bruksanvisningen
• Digitalisering av lekser og regneark

Så for en prøvekjøring tok jeg en mappe og skannet forskjellige typer dokumenter.

Den første skanningen var overraskende rask og enkel. Hold smarttelefonkameraet over dokumentet, vent på det grønne overlegget og Docutain gjør resten. I automatisk modus utløser appen hvis justeringen er perfekt uten noen handling fra brukerens side. I manuell modus, som navnet antyder, må brukeren betjene utløserknappen selv.

Ideelle lysforhold eller bakgrunn med høy kontrast er ikke en forutsetning. I de fleste tilfeller fungerte skanningen uten hindringer. Hvis avstanden til dokumentet er feil, råder appen brukeren til å flytte kameraet nærmere dokumentet. Sliping, skjæring og justering skjer i den automatiske etterbehandlingen. Selvfølgelig er det også mulig å utføre din egen behandling (skjæring, rotering, filtrering).

 Omfattende administrasjon 

Skannede dokumenter kan få metadata (navn, dato, nøkkelord, adresse, beløp, avgiftsrelevans) og kategoriseres etter dokumenttype (fakturaer, resepter, sertifikater osv.).

I likhet med en klassisk mappe - kun digital - kan alle dokumenter som er lagret i Docutain søkes etter de oppgitte metadataene. Ved hjelp av OCR (tekstgjenkjenning) er det til og med mulig å søke direkte i tekstinnholdet i dokumentene. I tillegg kan dokumenter deles fra appen som en søkbar PDF eller som et bilde (JPG).

 PDF og sky 

I prinsippet lagrer Docutain alle dokumenter i et filformat som bare kan åpnes med Docutain. Eksport til PDF-format kan aktiveres via innstillingene, men er ikke tilgjengelig for brukere av Pro-versjonen.

En praktisk funksjon som gjør at Docutain kan brukes på tvers av enheter hvor som helst, er skyforbindelsen. Følgende skyleverandører støttes: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud og ownCloud.

 iOS, Android og Windows 

Docutain kan installeres på stort sett alle enheter. Apple iOS- og Android-brukere kan laste ned appen helt gratis fra den respektive appbutikken. Heldigvis bruker INFOSOFT ikke reklame. En oppgradering til Docutain Pro er mulig som kjøp i appen og koster € 4,99 én gang. Docutain Pro tilbyr blant annet en batch-skanning, en påminnelsesfunksjon og muligheten for å importere PDF-filer. Her er en oversikt over Pro-funksjonene:

I tillegg til appen er Docutain også tilgjengelig som en Windows-applikasjon. I motsetning til appversjonen kan desktopversjonen brukes gratis som en del av en 14-dagers testfase. Etter testfasen er det mulig å kjøpe Docutain Desktop for € 24,99 per år / € 2,99 per måned (virksomhet: € 199,00 / € 19,99). Ved kjøp av Windows desktop-lisens aktiveres Docutain Pro automatisk på de mobile enhetene.

 klimavern 

De som bruker Docutain bidrar også til klimavern. Som partner i Tree-Nation skogprosjekt hjelper Docutain med gjenplanting av planeten vår. Skannede dokumenter betyr trær som gagner Tree-Nation-prosjektet.

I skrivende stund hadde Docutain allerede bidratt med 14857 trær til prosjektet! Du kan se hvor mange trær du har bidratt med via menypunktet “Klimabeskyttelse” i appen.

Du finner mer informasjon om Docutain klimavern på: docutain.de/klimabeskyttelse